Pregătirea managerului de transport şi distribuţie

Managerul de transport – meserie des întâlnită în aproape toate companiile ce produc sau distribuie mărfuri – din perspectiva instituţiilor statului, a fost tratată cu foarte multă superficialitate.

Schimbările rapide datorate tehnologiilor moderne, internetului pentru operaţiunile de comerţ, soluţiile de parteneriat pentru reducerea costurilor, intrarea în Comunitatea Europeană, criza, mutarea capacităţilor de producţie în zone cu mână de lucru ieftină au schimbat mult faţa transporturilor şi cerinţele de cunoştinţe şi competenţe ale persoanelor care ocupă aceste poziţii. Pe piaţa europeană, de multă vreme nu se mai acceptă competenţe unice în domeniul logistic, fapt care a dus la profesionalizarea industriei cu o viteză mult mai mare decât în România. Facultăţi, universităţi, şcoli de specialitate publice sau private au adaptat învăţământul la cerinţele pieţei. În România încă ne confruntăm cu lipsă de competenţe şi profesionalism şi, din păcate, vremea în care compania învăţa alături de angajat a trecut. Astăzi companiile aşteaptă de la angajaţi soluţii şi are nevoie de aceste soluţii, şi nu numai simple „produse“ de transport. În perspectiva dezvoltării profesionale a angajaţilor care vizează poziţii de logistică sau management în transporturi, noi am dezvoltat programul de specializare „manager de transport şi distribuţie“ cu scopul de a furniza acele cunoştinţe pe care managerii de transport/logistică trebuie să le aplice pentru a derula o activitate competentă în companiile din care fac parte.

Pentru competenţă

Acest articol se adresează tuturor persoanelor care lucrează în departamentul de transport şi care, evident, au nevoie de cunoștințe privind legislaţia şi contractarea mijloacelor de transport – caracteristici tehnice, organizarea şi optimizarea rutelor, elemente de cost şi elemente de resurse umane. Mai mult, poate fi folositor și pentru specialiştii din domeniul logisticii şi al activităţilor adiacente (achiziţii, stocuri, planificare, depozitare, transport şi distribuţie) vizând conceptele din activitatea de transport şi distribuţie.

Un bun manager de transport și distribuție (dar nu numai el, ci oricine lucrează în acest domeniu), trebuie să fie capabil să:

- detalieze abordarea strategică la nivel de organizaţie în cadrul departamentului de transport şi distribuţie;

- selecteze modul corect de transport pentru marfa şi destinaţiile stabilite;

- conducă sub toate aspectele activitatea de transport în cadrul companiei;

- redacteze cereri de oferte şi să analizeze ofertele pentru prestaţii de servicii în cazul diferitelor moduri de transport (rutier, aerian, naval, feroviar);

- dezvolte soluţii pentru transportul şi distribuţia mărfurilor, atât în interes propriu, cât şi în situaţii de externalizare;

- negocieze contractele de transport;

- evalueze din punct de vedere financiar orice soluţie ofertată şi orice situaţie nou apărută;

- evalueze şi să decidă asupra noilor posibilităţi de dezvoltare ale activităţii de transport atât din punct de vedere intensiv cât şi extensiv.

Toate acestea nu se pot studia în două zile şi cu atât mai mult să practice într-un interval scurt de timp. O barieră majoră în profesionalizare este că multe companii nici nu oferă managerilor libertatea iniţiativei şi implementării de soluţii noi. De aceea, pe lângă cunoştinţele de specialitate, managerii de transport trebuie să schimbe atitudinea şi să dezvolte abilităţi de vânzare a proiectelor în companie.

Pentru cunoştinţe

Un manager de transport trebuie să fie capabil să trateze cereri legate de toate modurile de transport şi nu numai transportul rutier. Trebuie să înţeleagă aceste moduri şi să fie capabil să poarte o discuţie pertinentă cu furnizorul de servicii aeriene, navale, feroviare. Acceptând astfel de relaţii, timpul profesionistului care este scump este şi pierdut pentru compania care l-a angajat în încercarea de a face „şcoală“ în procesul de derulare a unei comenzi, care oricum rămâne incompletă şi doar la nivel punctual al cunoştinţelor. Să nu mai vorbim de problemele cu care te confrunţi la derulare dacă apar erori de înţelegere sau de pregătire a comenzilor şi care se continuă până la momentul încasării facturilor. În cazul firmelor de expediţii, lucrurile sunt şi mai îngrijorătoare având în vedere accesul facil pe care îl poate avea oricine la meserie. Erorile pe care le fac angajaţii caselor de expediţii din cauza lipsei de pregătire de cele mai multe ori se întorc împotriva companiei căreia îi pot aduce pierderi uriaşe de imagine şi financiare. De exemplu, în Austria, dacă vrei să te înregistrezi ca firmă de expediţii, trebuie să obţii licenţa de forwarder, care presupune cursuri foarte serioase şi examene asemenea. Pentru transportul aerian, dacă vrei să devii (şi de obicei trebuie) agent IATA, trebuie să ai cel puţin 3 angajaţi care au făcut cursul de IATA Cargo Introductory şi 2 angajaţi cu licenţa DGR (bunuri periculoase). Rezultatul erorilor de pe întreg lanţul de transport se măsoară în bani, sub formă de penalizări, amenzi, costuri suplimentare pentru rerutări, modificări ale gradului de urgenţă a unui transport sau, din nou, din cauza ignoranţei, necunoaşterii, tratării superficiale a elementelor şi informaţiilor din ofertă/rezervare/întocmire documente vamale/de transport. Dacă discutăm de clienţi, vorbim de pierderi anuale ale unui producător mare/companie multinaţională doar din eşecuri de transport, de ordinul milioanelor sau zecilor de milioane de euro.

Pentru plus valoare

În experienţele pe care le-am avut în practica de zi cu zi, cele mai multe bariere de comunicare sunt cele legate de comunicarea cu clienţii:

- poziţia abordată de client faţă de furnizorul de transport – de multe ori este o poziţie de forţă – este agresiv în comunicare, în negocierea condiţiilor contractuale, pune presiune pe preţuri scăzute (fără să aibă cunoştinţele necesare pentru a face comparativ cu costurile din piaţă, pe termene de plată extinse (finanţare prin intermediul transporturilor efectuate)

- clientul se aşteaptă de la operatorul logistic ca acesta să-i rezolve „toate problemele“, indiferent de gradul de urgenţă şi de gradul de dificultate al operaţiunii, fără implicare prea mare din partea clientului şi fără suportarea eventualelor costuri suplimentare. Acest lucru este imposibil ţinând cont de faptul că marfa şi specificităţile acesteia, precum şi nevoile clientului şi ale destinatarului cad în sarcina responsabilului de transport de la client. Apar riscuri inerente, cu care Carmen s-a confruntat de-a lungul timpului din cauza lipsei de cunoştinţe în urmărirea comenzilor de transport, pe care managerii de transport de la client le-au gestionat cu dificultate sau nu au reuşit să le gestioneze:

- nerespectarea timpului de tranzit, ce poate genera aglomerare la descărcare şi costuri suplimentare de staţionare a mijloacelor de transport ale cărăuşilor

- manipularea în grabă (pentru a evita aglomerarea) poate determina avarierea mărfurilor în timpul manipulării

- costuri suplimentare de stocare

- închiderea liniei de producţie.

Șoferul de cursă lungă

Nu sunt puţini şoferii care spun că dacă nu ai făcut şi curse lungi, atunci nu ştii cu adevărat ce înseamnă viaţa de şofer, cu bune şi cu rele.

De cele mai multe ori când vorbim de şoferii de cursă lungă, ne gândim la şoferii de TIR. Nu cu mult timp în urmă, în perioada comunistă, şoferii de TIR erau consideraţi o veritabilă elită a meseriei. Erau apreciaţi, dar, mai mult, erau invidiaţi. Și asta pentru că erau, alături de marinari şi de piloţi, printre puţinii care, prin natura serviciului, puteau să iasă în mod frecvent în afara graniţelor ţării şi care aveau dreptul să deţină, în mod oficial, valută. Această libertate relativă era plătită cu vârf şi îndesat prin regimul dur de viaţă şi prin riscurile care puteau să apară în orice moment.

Regim dur de viaţă

Nici astăzi lucrurile nu sunt cu mult diferite. Deşi graniţele sunt deschise şi se circulă fără probleme în comunitate şi nu numai, chiar dacă nimeni nu te mai întreabă câţi euro ai în buzunar şi condiţiile de lucru sunt incomparabil mai bune, riscurile au rămas aceleaşi şi viaţa de şofer de cursă lungă nu este mai uşoară. Ba mai mult, acum, TIR-istul ştie întotdeauna când pleacă, dar nu şi când se întoarce. Casele de expediţie îi dirijează în funcţie de solicitări şi firmele mari au instituit chiar un program de lucru care înseamnă mai multe luni în cursă şi o pauză de câteva săptămâni acasă. Pe un site de socializare, un şofer a sintetizat foarte bine calităţile pe care trebuie să le aibă un şofer de cursă lungă pentru a rezista acestui regim de viaţă: „Încredere (reală) în forţele proprii, curaj, ambiţie şi … microbul în sânge. Coloană vertebrală (la propriu), respect de sine şi simţul umorului. Cunoştinţe de legislaţie rutieră, de mecanică, regulamentul 561, Codul muncii, geografie, simţul orientării, câte puţin din câteva limbi străine, spirit de aventură şi rezistenţă la stres (fizic şi psihic). Motivaţie solidă (alta decât banii) şi calm englezesc.“ Aceste calităţi pe care un şofer le-a simţit necesare pentru a putea face faţă cu bine activităţii de transport internaţional reprezintă doar cele mai importante. Competenţa profesională şi calităţile personale – examenul medical şi psihologic – sunt cerinţele de bază pentru a putea practica activitatea de conducere auto. Standardele de apreciere, de evaluare atât a competenţei profesionale cât şi a calităţilor individuale nu diferă prea mult la transportul intern faţă de cel internaţional. Ce îi deosebeşte atunci pe şoferii de TIR de ceilalţi şoferi?

Singurătate, dor de casă

Singurătatea şoferului de cursă lungă este poate elementul cel mai definitoriu al acestui tip de activitate şi, în acelaşi timp, cel care induce cel mai mult aspecte colaterale. Paradoxal, deşi pe şosea nu se află singur, comunitatea şoferilor de TIR este foarte puternică şi solidară, staţiile camioanelor emiţând continuu; şoferul se simte singur – el, camionul şi drumul. Mircea Eliade spunea despre singurătate că „e starea spirituală în care ne naştem, acea stare naturală şi adevărată“. La volan, singurătatea devine altceva: rămânem singuri cu gândurile şi conştiinţa noastră, cu spaimele şi îndoielile noastre. Singuri în faţa dificultăţilor personale, cu dorul de familie în suflet, cu grija faţă de copii; singuri, fără lucrurile care atunci când nu sunt lângă noi devin cele mai dragi şi, mai ales, indispensabile. Apariţia tendinţelor agresive, o stare de oboseală sau de pasivitate, sentimentul că „lipseşte ceva“, fumatul excesiv, irascibilitatea sunt doar câteva din comportamentele pe care şoferii de cursă lungă nu şi le pot explica. Aceste comportamente, care par la prima vedere să nu aibă motiv, sunt urmarea stresului instalat din cauza fenomenului de singurătate. Starea psihică a şoferilor de cursă lungă este afectată nu numai de singurătate. Specificul transporturilor internaţionale – mai ales în condiţiile socio-politice actuale – îşi pune de asemenea amprenta pe comportamentul, pe atitudinile şi, în final, pe psihicul conducătorului auto.

Riscuri multiple

Responsabilitatea pentru marfa transportată în condiţiile în care, de multe ori, camioanele sunt supuse furturilor; problemele cu care se confruntă de multe ori în vamă în zona euro-asiatică; staţionările uneori prelungite pe perioada sărbătorilor legale, când nu au acces pe drumuri; dormitul în cabină şi masa care este de obicei „de la pachet“ sunt factori care, la rândul lor, influenţează starea psihică. Iar starea psihică afectează randamentul şoferului de TIR, scade eficienţa acestuia şi, nu în ultimul rând, creşte probabilitatea producerii de accidente. În această situaţie, cresc costurile cu mentenanţa autovehiculelor, creşte consumul de carburant, pot apărea majorări ale costurilor poliţelor de asigurare şi chiar pagube privind integritatea mărfurilor transportate. Tot aici putem vorbi şi de o migraţie sporită a conducătorilor auto de la o firmă la alta – şoferii nu caută neapărat numai beneficiile materiale, ci şi o anumită „înţelegere“ din partea managerilor sau a patronilor.

Șoferii de autocar, responsabilităţi speciale

Atunci când se face referire la şoferii de TIR, lumea se gândeşte la şoferii de transport marfă şi mai puţin la conducătorii auto de transport persoane. O dată cu posibilitatea de a circula liber în spaţiul comunitar a crescut semnificativ numărul firmelor şi al autovehiculelor care efectuează transport de persoane în trafic internaţional. Situaţia acestor şoferi are caracteristici speciale. Vorbim mai puţin de fenomenul singurătăţii (şoferii de transport persoane au un regim de viaţă mai echilibrat), dar apar probleme legate de starea de oboseală, de surmenaj psihic. Regulamentul 561 reglementează perioadele de conducere şi de odihnă, dar nu face referire şi la eficienţa pe termen lung a somnului atunci când şoferii dorm în cuşetă, în mersul autocarului. Și gradul de responsabilizare a şoferilor este altul atunci când transportă oameni. Și să nu uităm că lucrul cu oamenii este cel mai greu. Activitatea de conducere a unui autocar presupune, pe lângă deplasarea acestuia în siguranţă, şi colaborarea, comunicarea cu pasagerii transportaţi. Pasageri care, la rândul lor, sunt personalităţi, cu dorinţe, comportamente, atitudini diferite, cărora şoferul trebuie să le facă faţă.

O atentă supraveghere a categoriei şoferilor de cursă lungă (efectuarea examenelor medicale şi psihologice la timp şi corect), evaluarea periodică a performanţelor acestora pentru a evidenţia de timpuriu anumite probleme, crearea unor condiţii optime de muncă şi de viaţă în timpul curselor sunt câteva din condiţiile necesare pentru a beneficia de conducători auto în care să putem pune baza. Astfel, putem creşte eficienţa activităţii, putem diminua semnificativ numărul de zile de concediu medical, putem reduce numărul de accidente şi costurile. Nu putem uita şi conştientizarea conducătorilor auto, care trebuie convinşi că apelarea, atunci când simt nevoia, la specialist (medici sau psihologi) poate preveni apariţia unor probleme mai grave. Patronii şi şoferii nu trebuie să uite că profilaxia costă mult mai puţin decât costurile cauzate de exploatarea ineficientă a forţei de muncă, de proasta utilizare a autovehiculului, de comportamentele inadecvate, de producerea de accidente.

Nu sunt puţini şoferii care spun că dacă nu ai făcut şi curse lungi, atunci nu ştii cu adevărat ce înseamnă viaţa de şofer. Viaţa de şofer, cu bune şi cu rele.

Indiferent dacă transportă oameni sau marfă, şoferii de cursă lungă sunt o categorie de conducători auto la care probabilitatea instalării oboselii cronice, a surmenajului, a degradării timpurii fizice şi psihice este mai mare.

Psiholog pr. Cristian SANDU